10 consejos para ahorrar tiempo en un proyecto online

Cuantas veces al día dices o escuchas: Lo siento, ¡No tengo tiempo!la primera parte de la frase cambiará dependiendo del estrés del momento– .

10 consejos para ahorrar tiempo en un proyecto Online
La gestión del tiempo es un reto al que nos enfrentamos diariamente en el entorno profesional y familiar. Es muy fácil distraerse cuando se trabaja con un ordenador conectado a Internet.

Son millones las interrupciones que nos llegan: notificaciones, email de última hora, lecturas, webinar, videoconferencias, etcétera. Todas ellas tienen un denominador común, son relativamente interesantes y requieren de nuestra atención inmediata.

 

¿Te suena familiar?

Ahora puedes conocer los 10 consejos que te propongo para reducir el agobio diario y poder estar más centrado en desarrollar tu actividad principal -tu proyecto o negocio online-.

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Aplicaciones para utilizar Pomodoro en ordenador y él móvil

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Es posible que ya a estas alturas conozcan la técnica Pomodoro Si este es tu caso, salta el siguiente párrafo-. Esa simple y maravillosa técnica que aumenta tu productividad especialmente cuando tienes días difíciles.

El Reloj Pomodoro

La técnica Pomodoro consiste en administrar tu tiempo en bloques de actividad centrada en una sola tarea o proyecto. Tras finalizar un bloque de actividad tendremos un bloque de descanso corto. Los bloque normalmente se dividen en 25 minutos de actividad y 5 minutos de pausa –esto sería un ciclo de Pomodoro-. Tras completar 4 ciclos de Pomodoro se realiza una pausa larga de 15-20 minutos.

Básicamente la técnica “pura consiste en lo descrito anteriormente, pero luego existen variedades. Aumentando los tiempo de actividad y los de descanso para incrementar la eficiencia personal de la técnica.

Como iniciar una tarea con Pomodoro:

  • Seleccionar la tarea, apuntarla en un papel y hacer cuatro casillas cuadradas.
  • Iniciar el cronometro con los 25 minutos estándares.
  • Realizar de forma continúa la tareaelimina toda distracción: Teléfono, Redes Sociales, Mail, …– hasta que suene la campana del cronómetro.
  • Tachar una de las casillas.
  • Realizar un descanso de 5 minutos y vuelta a comenzar el ciclo.
  • Cada 4 Pomodoros –ciclos– haz un descanso largo (de 15 a 25 minutos).

Lista de las aplicaciones que utilizo para aplicar Pomodoro.

Como aplicaciones de escritorio utilizo:

Focusbooster 

Esta aplicación tiene una sencilla interfaz y con los parámetros justos de configuración. Para mi es de las imprescindibles. Además tiene una versión online.

Lo podemos utilizar en MAC y Windows, ya que funciona con Adobe AIR.Configuración del focus Booster[Descargar]

Además utilizo estos plug-ins para Chrome:


Tomatoes

Este widget es simple, funciona como un contador y no te permite personalizar los tiempos. Sin embargo, si te permite registrar tus Pomodoros –con unas sencillas estádisticas-. Para ello necesitarás tener una cuenta en GitHub o Twitter.

tomatoes

Strict Pomodoro

Para este widget no necesitas tener una pestaña abierta para su ejecución. Ya que se instala como un botón en la parte superior derecha del navegador.icon Strict Pomodro Nos permite configurar los tiempos de trabajo y de descansos. Me gusta especialmente porque te permite bloquearo solo permitir– el acceso a tu propio listado de páginas web. Así que es una herramienta con un enfoque diferente.

Tomato Strict Pomodoro
 

Ojo.- Se necesita la ultíma versión de Chrome para que funcione correctamente. 

Pomodoro ME

Este widget solo es necesario para que nos aparezca la notificación de finalizacióndel Pomodoro. 

pomodoro.meYa que el servicio lo ejecuta desde una página web. En esta web tampoco se puede personalizar, pero si te permite elegir que bloque realizar. 

pomodoro.me Web

Puedes elegir entre: un bloque Pomodoro (25 min.), un descanso corto (5 min.) y un descanso largo (15 min.).

En el móvil:

Pomodoro Soup

Mi Pomodoro Soup

Utilizo esta aplicación para móviles Android que esta en Castellano e Ingles. Es de las aplicaciones más completas que he encontrado y además me gusta su diseño. Nos permite configurar todos los intervalos de tiempo de los bloques. Además es un “chivato” nos cuenta las interrupciones que hagamos al pulsar el STOP.

Pomodoro Time Management  y Wind-up Timer  son aplicaciones de Pomodoro para dispositivos iOS. –Yo personalmente no las he probado-. Pero no quería terminar este post sin dar referencias sobre aplicaciones para Iphone y Ipad.

Lo ideal en este caso es que me compartáis en los comentarios que aplicaciones utilizáis vosotros para enriquecer nuestro conocimiento.

Y recordar que siempre podemos hacer las cosas de otra manera.

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Como Agilizar tu vida con Google Calendar

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En estos días que vivimos es vital tener una agenda, pero no basta con tener una agenda tradicional. Necesitamos tener la agenda disponible en todo momento, compartir eventos y documentación con otras personas asociadas a nuestros compromisos laborales, familiares, ocio, …

calendar

Una buena forma de llevar a cabo esta organización diaria, mensual o semanal, es con Google Calendar. Este servicio que ofrece Google está integrado con nuestra cuenta de correo de Gmail, entre muchos otros servicios.

En este artículo veremos algunas de las cosas mas importantes y comunes que realizaremos con el Google Calendar.

 

1. Añade tareas al calendario.Tareas

Puedes combinar en tu calendario citas y tareas, ya que Google te permite gestionar tareas, a las que le puedes asignar una fecha de plazo final.
Por ejemplo: “Pedir cita del médico”.

Debes activar en “Mis calendarios”, el calendario de Tareas y  te aparecerá un gadget Tareas (margen derecho), en donde podrás añadir las Tareas, asignándole: Fecha, descripción además de archivar la tarea en una lista de tareas. Una vez hecha, la marcas como finalizada en el checkbox.

2. Confirma citas y reuniones con los asistentes.

Asistiras

Tras crear una nueva entrada en tu calendario, a su vez puedes compartir el evento con las personas implicadas  y así podrán confirmar su asistencia.

Además te ahorrarás, el tener que enviar un email a todas las personas.

Aadirycontroldeinvitaciones

3. Comparte varios calendarios

Puedes compartir los calendarios que te permitirán, organizar tu mejor tu vida, además podrás comprobar si se te solapan algunos eventos, con un solo clip de ratón.

Por ejemplo, puedes crear o importar algunos calendarios como estos.

  • Los horarios de tu pareja, hijos,…
  • Tareas de la casa.
  • Reuniones del trabajo o exámenes.
  • Estrenos de cines, tus series favoritas,…

Además existen algunos “calendarios interesantes” ya creados y públicos, que puedes añadir a tu cuenta, como el calendario de: “días festivos de España”, el calendario del ocaso y puesta del sol, fases de la luna, deportes, partidos de fútbol…  
Ubicación: “Otros Calendarios”/Añadir/”Explorar Calendarios Interesantes”.

calendarios interesantes

4. Utiliza los atajos de teclado.

” Da igual con la herramienta que trabajes, el único requisito para trabajar con ella es conocerla a fondo “

Los acciones del calendario fueron diseñadas en inglés –cosa normal– por eso, los atajos de teclados  tienen en común la letra inicial de la acción en este idioma, que  en muchos casos, condicen con la inicial en español. –Esto es por si te ayuda a recordar mejor los atajos

  • a -> “agenda” calendario con la vista agenda.
  • c -> “create” Crear un evento en tu calendario.
  • d -> ”days” Poner la vista por Días.
  • e -> “edit” Editar un evento creado.
  • t -> “today”, no lleva al día actual.
  • m -> “moth” poner vista por Mes.
  • w -> “week” poner vista por Semanas.

Nota.- Aparte de estos atajos,  hay algunos más, estos son los que más utilizo, por contra algunos los métodos abreviados de teclado (<– que están en esta página) es posible que no te funcionen dependiendo de como tengas configurado los atajos de teclado de tu navegadorbrowser-.

 

5. Adjuntar ficheros a los eventos de tu calendar

Puedes activar esta función en el Labs de tu cuenta google.

Labs google

En la ficha de edición del evento, te aparecerá un nuevo campoArchivo Adjunto” al pinchar en el enlace nos aparecerá un menú, que nos permitirá adjuntar algún archivo que ya tengamos en nuestro google docs o por el contrario, podremos subir directamente nosotros mismos desde nuestro equipo el archivo que queramos compartir.

Adjuntar fichero al calendar

Atención: deberemos compartir dar permisos en google docs– esos ficheros con las personas deseadas en caso contrario, no podrán abrirlo.

6. Programar tu agenda con relación a año en una sola vista.

Vista de año en google Calendar

Te vas ahorrar el tener que desplazarte por los meses utilizando los cursores (flechas de desplazamiento). Así podrás, ir directamente al día elegido.

Esta opción también está disponible en el labs de google calendar, deberás activarla allí.

Vista de año en google Calendar

7. Gestiona tus tareas y calendarios desde una aplicación de escritorio.

Mediante la importación del formato ICalendarmás conocido como ICal– que te permitirá importar tu calendario de google, cualquier aplicación que soporte este estándar.

Así podrás gestionar independientemente la asignación de tareas, así como gestionar los asistentes a tus reuniones mediante el correo electrónico.

Algunas de las aplicaciones que soportan este estándar son:

  • Ical (Apple).
  • Lotus Notes.
  • KOrganizer.
  • Simple Groupware.
  • Windows live Calendar.
  • MS Outlook.

8. Sincroniza tu calendario con tu dispositivo Móvil.

Mediante el formato Ical  podrás sincronizar tu agenda con tu dispositivo móvil –teléfonos móviles, reproductores de música,… -, además podrás crear y modificar tus eventos.

Si además utilizas un teléfono con android, podrás instalar la aplicación del google calendar para una mejor integración, tan solo con sincronizar tu cuenta de gmail, él solo sincronizará el calendar.

Vista del Mes con Android

9. Gracias, pero no voy a reescribir mi agenda.

Si ya utilizas algún programa o gestor de eventos puedes importar tus datos usando los formatos Ical o Csv para almacenarlos en gcalendar.

Pasos a seguir para realizar la importación.

Importar calendario a google calendar

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Producir más en menos tiempo

Publicado en: Ciencia | 0

En España la situación sería admisible si todas esas horas de trabajo fuesen productivas. Sin embargo, algo falla: nuestras jornadas son excesivas, pero no los resultados. Somos uno de los países menos productivos de Europa.

Con estos datos, la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles ha publicado un decálogo con diez consejos para aprovechar al máximo nuestro tiempo.

busca un punto, enfoca tu visión y adelante.

Puntualidad. Cuanto antes entres, antes saldrás. Además, llegar a la hora te permitirá trabajar sin prisas y poder exigir salir cuando debes. Si llegas tarde, lo normal es que comiences estresado y los nervios te hagan perder más tiempo.

Concentración. Aprovecha el tiempo. Piensa en las tareas que tienes que hacer y ponte manos a la obra sin distracciones. Así evitarás la sensación de no haber hecho lo que debías o de tener que llevarte trabajo a casa.

RespetoIgual que debes aprovechar tu jornada al máximo, deja que los demás hagan lo mismo.

NormativaIntenta cumplir la jornada y salir a la hora que te corresponde. Si te concentras y resuelves las cosas a su tiempo no tendrás que hacer horas extra. Esto es un gran aliciente.

Eficiencia. Trabajar muchas horas no significa trabajar más. La productividad es lo que cuenta.

RapidezQue si la sobremesa, que si un cafecito, que si otro cigarro… Malgastamos demasiado tiempo. Es mejor que concentres tu tiempo.

OcioUna vez salgas del trabajo desconecta del todo y disfruta al máximo de tu tiempo libre.

Descanso. Hay que dormir más y mejor. La falta de productividad se debe muchas veces al cansancio.

Planificación. Desde la Comisión aconsejan la regla de los tres ochos: ocho horas para trabajar, ocho para el ocio y ocho para el descanso.

TranquilidadNo intentes hacer todo el mes de agosto en un día. Hay que volver al trabajo sin estrés y de forma gradual.

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