Mi aportación al TEDxCanarias 2012

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En pocos días ya habrá pasado un mes de la celebración de la edición 2012 del TEDxCanarias. Y no quería dejar pasar más tiempo para comentar parte del despliegue técnico y humano que se necesitó para realizar el evento.

Imagen corporativa del Tedxcanarias (logo)

Esta edición se celebró el 16 de Noviembre en el Museo Néstor de las Palmas de Gran Canaria.

Al celebrarse este año en la sala del museo, fue todo un reto, ya que se partió con el espacio diáfano. En el resto de ocasiones hemos contado con la mayoría de los medios técnicos instalados (sonido, iluminación, proyección, internet, escenario,…), como en la anterior edición en una discoteca.

Estas fueron las principales áreas en las que participé como coordinador de la parte técnica:

Plataforma de organización para el equipo

Casi todo el equipo del TEDxCanarias 2012

Nuestro equipo y colaboradores esta deslocalizado, por lo que necesitábamos una plataforma online para coordinar e informar toda la actividad. La ventaja de utilizar la plataforma, es que se puede hacer un seguimiento histórico de todas las conversaciones –es muchísimo más sencillo que la revisión de email– y concentramos en un punto común el almacenaje de archivos –evitando la dependencia de terceros-.

En este edición utilizamos la plataforma TEAMLAB, principalmente utilizamos la herramienta de proyectos y documentos.

Página web del evento.

La web del evento está montada en un Wordpress con una plantilla personalizada. Este año no se ha he modificaciones en este campo –el próximo año, tocará rediseñar-.

Haciendo pruebas de las cortinillas de la proyección

Plataforma de entradas

La venta de entradas como en años anteriores se realizó con Amiando, desde hace algún tiempo, ya podemos utilizar otra plataforma de venta de entradas –ya que hay un nuevo acuerdo en TED-. Pero al no tener una versión en castellano, se descartó.

Streaming

Para realizar la emisión en directo del evento utilizamos la plataforma Ustream y la ayuda de nuestro colaborador Domingo Caballero.

Realizando pruebas de Streaming junto a Domingo Caballero

Audiovisuales y Sonorización

Esta parte del equipamiento de la sala, fue la más cotosa, ya que se necesitó personal técnico y equipamiento profesional especializado. Tras la definición y reajuste de necesidades la empresa encargada de esta parte fue Audiovisuales Canarias.

Equipo Técnico del TEDxCanarias

Acceso a Internet

Para dar conexión a internet en esta ocasión se contó con el operador Movistar. Para la instalación, se emplazaron dos líneas de ADSL de 20 Megas, una para dar WIFI a los asistentes y la otra para el Streaming y la comunicación digital del evento.

Vídeos

En este encuentro contamos con dos cámaras –José Alberto y María del Mar-, que se encargaron de registrar todo el evento desde sus equipos. De su trabajo saldrán los vídeos que se publiquen el canal de Youtube de TEDx.

Pruebas de Jose Alberto y foto tomada por Oscar Ramos

Amenización Musical

Durante los descansos y en el post-evento necesitamos aportar un toque de color al ambiente con un poco de música. Pero si duda con un volumen adecuado, ya que el networking fluyó de forma adecuada.

Equipo impulsor (Julio, Yael, Yo, Dácil y Antonio) junto a la representante de DESIC.

Y otras muchas otras tareas que se salen del ámbito técnico pero son necesarias para que la realización del evento salga adelante.

Conclusiones

Trabajar en la realización del TEDxCanarias es una satisfacción, en la que se aprende, te estresa y se pasa bien por el camino. Además de conocer a un montón de gente genial e interesante y sobre todo buenos profesionales.

Les veo el próximo año en Tenerife, con la próxima edición del TEDxCanarias 2013. Si alguien se anima, ya sabes dónde encontrarnos.

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Mi aportación al TEDxCanarias 2011

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Tras la resaca del TEDxCanarias 2011 que se celebró el jueves pasado –23 de Junio-, puedo decir que llovieron muchas horas de trabajo de producción para hacerlo posible.

Este evento necesitó un gran esfuerzo por parte de la organizaciónen la que participaba– y  la inestimable ayuda de los más de 30 colaboradores que apoyaron este evento sin ánimo de lucro.

TEDxCanarias

Este es un evento que se construye de forma colaborativa para un aforo de 100 personas –limitado por licencia-. Muchos dirán que se construye de forma rápida y sencilla, ¿no?
Pues os digo que no es tan sencillo.

En este caso, se requiere el mismo esfuerzo en costes  organizativos para un  evento de aforo de 100 personas, que de uno a 1000 personas.  Lo que se incrementa es el tiempo de logística y gestión de inscripciones.

También en la Cabina del TEDxCanarias

Mi aportación al equipo estuvo en la parte tecnológica que se basó en 4 grandes acciones…

1. Puesta en marcha de una extranet colaborativa

Nuestra mascota para los usuarios sin foto en la Extranet del TEDxCanariasPara esta tarea finalmente nos decantamos por Open Atrium su motor es Drupal. Una vez desplegada  y configurada la plataforma en nuestros servidores. 

Toni Dorta se encargó de la preparación de una guía y los casos de uso de la plataforma para el uso de todo el equipo organizativo de TEDxCanarias.

2. Infraestructura de conexión a internet para conectividad del Streaming y WIFI

Para esta labor se tuvo que realizar un estudio de la actual conectividad de red de la Sala A Saudade, para establecer la forma más óptima de conectividad.

Luego varias llamadas y propuestas fallidas del comercial de la operadora de internet. Llegamos a la conclusión que lo mejor sería realizar una mejora de velocidad para la ADSL existente –que fue la que utilizamos para el streaming 3MB/800KB (Rara pero esa es la velocidad que nos dieron…)– en la sala.

Contratamos una nueva línea ADSL con 10MB/800KB para dar cobertura WIFI a todo el recinto.

Una vez conseguidas estas dos líneas de ADSL (no fue tan sencillo como he resumido anteriormente, creo que podría escribir un buen post solo con eso).

Ya se dio la capacidad suficiente  para los equipos encargados de gestionar:

  • La red WIFI: en este caso David y sus compañeros de Sinergia D’3 realizaron el montaje y configuración con un switch POE con dos puntos de acceso WIFI Cisco.
  • El streaming con la colaboración de Vicente Tetuani, Angel Mesa y Sergio Gil de Arana que se encargaron de las pruebas, realización y producción.  Para este caso, se utilizó la plataforma de Ustream (se alcanzo más de 700 visitas) tras haber realizado otras pruebas con otros servidores.

3. Gestión del sistema de inscripción

Esta gestión se realizó en un primer momento con un formulario de Google Docs y la transacción del pago mediante Paypal o transferencia bancaria.

Tras tantear varios servicios de ticket finalmente nos decantamos por utilizar el servicio de Amiando para realizar este servicio. Tras la previa configuración del evento, se lanzó el servicio que nos permitía el pago por Tarjeta y Transferencia bancaria.

Además, para la entrada del evento utilizamos el mismo servicio para validar la entrada. Gracias al programa cliente que aporta la plataforma con la ayuda de una pistola de código de barras cedida por Fernando Ascanio, asimismo, también soporta la opción de leer códigos QR a través de una webcam.

4. Gestión del contenido web del portal TEDxCanarias.

Para la gestionar de la plataforma se utilizó el CMS Wordpress y la estimable coordinación con el equipo de comunicación y difusión.

Estos fueron mis grandes tareas en la organización del TEDxCanarias 2011. Pero no quiero olvidar la cantidad de mini/micro tareas que se realizaban a lo largo de todos los días que transcurrieron desde que se empezó con este proyecto hace 3 meses (Elección de ponentes, reuniones, pruebas, ensayos, impresión de acreditaciones, llamadas, cabreos, dinámicas de networking, mojitos, laser tag, …).

[Actualización]

Rauda y veloz Yael Hernandez me ha recordado que se me olvido añadir estos hitos:

  • Que encontramos juntos la primera parte de título (historias únicas) Wink
  • Que sugeriste a Moise González, cuya presentación quedo luego de perla gracias a José María.
  • Que eras el coordinador técnico, y durante el evento “no hubo que llamar al técnico”  Wink
  • Que técnicamente funciono todo bien, lo cual era un objetivo y una responsabilidad importante, que pudiste cumplir.
  • Y lo mas importante, que da gusto trabajar contigo!
  • Así que enhorabuena Jacob, porque tu trabajo ha sido magnifico.

[/Actualización]

|Angel LaFuente | Jacob a.k.a. Xelso | MOise Gonzalez|

Angel Lafuente - Jacob a.k.a. Xelso - Moise Gonzalez en el TEDxCanarias

Título de la foto: “En el medio como siempre

Conclusiones

El haber trabajado (he dedicado mucho tiempo de producción de la empresa)/colaborado (y parte de mi tiempo libre) en el TEDx Canarias, me han ayudado a mejorar entre otras cosas:

  • Mi capacidad de trabajo en grupo.
  • Gestión de crisis
  • Habilidades de Negociación
  • Agilidad en la toma de decisiones
  • Escucha Activa
  • Mi receta de Mojitos
A que te han quedado ganas de participar como colaborador en el próximo TEDxCanarias!!

Y muchas gracias a todo el equipo y colaboradores del TEDx Canarias.

Que sobre todo se ha formado una gran equipo de amigos y profesionales. Smile

Otras entradas sobre TEDx Canarias:

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